V zmysle článku 13 a článku 14 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len “GDPR”), je prevádzkovateľ povinný pri získavaní osobných údajov dotknutej osobe poskytnúť informácie o spracúvaní jej osobných údajov.
Prevádzkovateľ spracúvajúci osobné údaje:
CAR Technology, spol. s r.o.
sídlo/poštová adresa: Medená 18, 811 02 Bratislava
IČO: 35 953 373
telefón: 02/63531204
e-mail: info@car-technology.sk
Prevádzkovateľ v rámci svojich podnikateľských aktivít spracúva osobné údaje fyzických osôb aj v nasledovných prípadoch:
1. v obchodných vzťahoch
Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje za účelom rokovania o obchodnej spolupráci, uzatvorenia obchodnej zmluvy a plnenia záväzkov vyplývajúcich z obchodných vzťahov podľa osobitných predpisov*. Dotknutými osobami sú obchodní partneri, zamestnanci obchodných partnerov.
Spracúvanými osobnými údajmi sú titul, meno, priezvisko, podpis, pracovné zaradenie, pracovné telefónne číslo a e-mailová adresa, identifikačné údaje zamestnávateľa alebo obchodného partnera, podpis, údaje na uskutočnenie platby a prípadne ďalšie osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné pri plnení obchodných záväzkov.
Prevádzkovateľ je oprávnený spracúvať uvedené osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu na uvedený účel na základe čl. 6 bod 1 písm. b) a písm. c) GDPR a podľa osobitných predpisov. Poskytnutie osobných údajov je dobrovoľné, avšak bez ich poskytnutia nie je možné uzatvoriť obchodný vzťah a plniť záväzky z tohto vzťahu v zmysle osobitných predpisov. Osobné údaje zamestnancov obchodných partnerov môže prevádzkovateľ získať aj nepriamo, tzn. od ich zamestnávateľa.
Doba uchovávania osobných údajov: účtovné doklady a zmluvy 10 rokov.
Osobné údaje môžu byť poskytnuté, resp. sprístupnené nasledovným príjemcom: audítor, advokát/právnik, poskytovateľ webhostingu, spoločnosti zabezpečujúce poštové služby, súdy, kontrolné orgány a orgány činné v trestnom konaní.
2. pri výberových konaniach
Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje uchádzača v rozsahu jeho životopisu a ďalších prípadných zaslaných príloh súvisiacich s hľadaním práce, za účelom posúdenia vhodnosti na obsadenie inzerovanej pracovnej pozície. Osobné údaje uchádzača prevádzkovateľ získal prostredníctvom portálu www.profesia.sk, ktorému uchádzač udelil súhlas s poskytnutím osobných údajov prevádzkovateľovi. Osobné údaje uchádzača o zamestnanie môže taktiež prevádzkovateľ získať priamo od uchádzača jeho dobrovoľným zaslaním osobných údajov prevádzkovateľovi prostredníctvom e-mailu alebo poštového podniku.
Prevádzkovateľ je oprávnený spracúvať osobné údaje v rámci predzmluvných vzťahov v súlade s čl. 6 bod 1 písm. b) GDPR. Získané osobné údaje nepodliehajú profilovaniu ani automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu, nebudú zverejnené, ani prenášané do tretích krajín alebo medzinárodných organizácií.
Po uplynutí výberového konania na pracovnú pozíciu budú osobné údaje neúspešného uchádzača získané prostredníctvom portálu www.profesia.sk zlikvidované do 1 mesiaca. Ak uchádzač dobrovoľne zaslal osobné údaje prevádzkovateľovi prostredníctvom e-mailu alebo poštového podniku a Prevádzkovateľ nebude mať pre neho žiadnu vhodnú prácu, osobné údaje budú zlikvidované do 1 mesiaca od obdržania e-mailu/listu.
Zaslané osobné údaje úspešného uchádzača pre účely výberového konania budú zlikvidované po uzatvorení pracovnoprávneho vzťahu.
Osobné údaje môžu byť poskytnuté resp. sprístupnené príjemcom, ktorými sú: poskytovateľ webhostingu, poskytovateľ IT služieb, kontrolné orgány a orgány činné v trestnom konaní.
3. v rámci pracovnoprávnych vzťahov
Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje dotknutých osôb, ktorými sú zamestnanci a bývalí zamestnanci za účelom:
- vedenia personálnej a mzdovej agendy,
- plnenia zákonných povinností, a to najmä v zmysle odvodov do sociálnej poisťovne, zdravotnej poisťovne a preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti,
- plnenia ďalších povinností prevádzkovateľa súvisiacich so zamestnávaním dotknutých osôb vrátane archivačných povinností bývalých zamestnancov vyplývajúcich z príslušných osobitných predpisov.
Právny základ spracúvania osobných údajov je daný čl. 6 ods. 1. písm. b) GDPR, t. j. plnenie zmluvy s dotknutou osobou a čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, t. j. nevyhnutné plnenie zákonných povinností stanovených osobitnými predpismi**.
Osobné údaje, ktoré prevádzkovateľ spracúva, sú v rozsahu: osobného dotazníka vyplneného pri nástupe do zamestnania, osobitných dokladov/dokumentov, ktoré sú podmienkou k vykonávaniu pracovných povinností dotknutej osoby a ďalších osobných údajov (vrátane údajov o rodinných príslušníkoch alebo blízkych osobách) súvisiacich s o zabezpečovaním personálnej a mzdovej agendy a plnením ostatných zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich z pracovnoprávnych vzťahov.
Poskytovanie osobných údajov je zmluvnou aj zákonnou požiadavkou, pretože prevádzkovateľ bez nich nemôže uzatvoriť pracovnú zmluvu a/alebo inú zmluvu s dotknutou osobu, plniť povinnosti v nej dohodnuté a nie je schopný plniť si zákonné povinnosti vyplývajúce z osobitných predpisov, čo môže mať negatívny dopad nielen na prevádzkovateľa, ale aj na práva dotknutej osoby podľa príslušných právnych predpisov.
Osobné údaje budú alebo môžu byť poskytnuté resp. sprístupnené v nevyhnutnom rozsahu ďalším príjemcom (v závislosti od potreby naplnenia konkrétneho účelu),ktorými sú:spoločnosť zabezpečujúca spracúvanie účtovníctva, spoločnosť zabezpečujúca služby BOZP a požiarnu ochranu, spoločnosť zabezpečujúca pracovnú zdravotnú službu, poskytovateľ IT služieb, poskytovateľ webhostingu, ďalší obchodní partneri prevádzkovateľa (ako sú napr. dodávatelia/odberatelia produktov a služieb), daňový úrad, Sociálna poisťovňa, zdravotná poisťovňa, banka, poisťovne, dôchodcovské správcovské spoločnosti, príslušná doplnková dôchodková spoločnosť, exekútor, audítor, advokát/právnik, súdy, notár, spoločnosti zabezpečujúce poštové služby, kontrolné orgány a orgány činné v trestnom konaní.
Získané osobné údaje nepodliehajú profilovaniu ani automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu, nebudú prenášané do tretích krajín alebo medzinárodných organizácií.
Osobné údaje bude prevádzkovateľa uchovávať v termínoch stanovených zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.
4. pri vybavovaní úradnej korešpondencie
Prevádzkovateľ získava a spracúva osobné údaje za účelom vybavovania a správy úradných zásielok podľa osobitných predpisov***.
Dotknutými osobami sú fyzické osoby – prijímatelia a odosielatelia úradnej korešpondencie. Osobné údaje, ktoré prevádzkovateľ spracúva na uvedený účel sú: titul, meno, priezvisko, podpis, adresa, e-mailová adresa, telefónne číslo, identifikačné údaje spoločnosti alebo inštitúcie, prípadne ďalšie osobné údaje nevyhnutné na vybavenie úradnej korešpondencie.
Poskytnutie osobných údajov dotknutou osobou je dobrovoľné, avšak nevyhnutné na to, aby prevádzkovateľ mohol s dotknutou osobou riešiť požiadavky vyplývajúce z úradnej korešpondencie.
Osobné údaje môžu byť poskytnuté, resp. sprístupnené nasledovným príjemcom: spoločnosť zabezpečujúca spracúvanie účtovníctva, poskytovateľ webhostingu, advokát/právnik, súdy, kontrolné orgány a orgány činné v trestnom konaní.
5. pri vybavovaní podnetov a uplatňovaní práv dotknutých osôb
Prevádzkovateľ získava a spracúva osobné údaje za účelom vybavovania podnetov a uplatňovania práv dotknutých osôb.
Dotknutými osobami sú fyzické osoby, ktoré majú otázky ohľadom spracúvania osobných údajov u prevádzkovateľa, alebo si uplatňujú práva dotknutých osôb.
Osobné údaje, ktoré prevádzkovateľ spracúva na uvedený účel sú: titul, meno, priezvisko, e-mailová adresa, telefónne číslo, adresa, identifikačné údaje spoločnosti alebo inštitúcie, prípadne ďalšie osobné údaje nevyhnutné na vybavenie žiadosti dotknutej osoby.
Prevádzkovateľ je oprávnený spracúvať uvedené osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu na určený účel na základe čl. 6 bod 1 písm. c) GDPR – spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. Poskytnutie osobných údajov je dobrovoľné, avšak bez ich poskytnutia nie je možné vybaviť žiadosť dotknutej osoby.
Pri spracúvaní osobných údajov dotknutej osoby sa predpokladá, že osobné údaje budú alebo môžu byť v závislosti od potreby naplnenia konkrétneho účelu poskytnuté alebo sprístupnené:
advokátovi/právnikovi, poskytovateľovi služieb elektronickej pošty, súdom, sprostredkovateľom prevádzkovateľa, poskytovateľom poštových služieb, orgánom štátnej správy, kontrolným orgánom a orgánom činným v trestnom konaní.
Doba uchovávania osobných údajov: po dobu trvania účelu, na ktorý prevádzkovateľ osobné údaje dotknutej osoby pôvodne získal, a/alebo podľa konkrétnej žiadosti dotknutej osoby (napr. v prípade oprávnenej žiadosti o výmaz osobných údajov sa osobné údaje likvidujú bezodkladne).
Uplatnenie práv dotknutej osoby
Otázky týkajúce sa spracúvania osobných údajov a žiadosti na uplatnenie nižšie uvedených práv môže dotknutá osoba posielať najmä písomne na e-mail, prípadne na poštovú adresu prevádzkovateľa.
Ak je žiadosť dotknutej osoby zjavne neopodstatnená alebo neprimeraná, najmä pre jej opakujúcu sa povahu, prevádzkovateľ môže:
- požadovať primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady na poskytnutie informácií alebo primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady na oznámenie alebo primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady na uskutočnenie požadovaného opatrenia, alebo
- odmietnuť konať na základe žiadosti.
Prevádzkovateľ je povinný poskytnúť dotknutej osobe informácie o opatreniach, ktoré sa prijali na základe jej žiadosti do jedného mesiaca od doručenia žiadosti. Uvedenú lehotu môže prevádzkovateľ v odôvodnených prípadoch s ohľadom na komplexnosť a počet žiadostí predĺžiť o ďalšie dva mesiace, a to aj opakovane, pričom o predĺžení dotknutú osobu informuje do jedného mesiaca od doručenia žiadosti vrátane dôvodu predĺženia.
Získané osobné údaje nepodliehajú profilovaniu ani automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu, nebudú prenášané do tretích krajín alebo medzinárodných organizácií.
Práva dotknutej osoby
1. Právo na prístup k údajom
Dotknutá osoba má právo získať od prevádzkovateľa potvrdenie o tom, či spracúva jej osobné údaje. Má právo vedieť najmä aké osobné údaje spracúva a na aký účel, komu ich poskytuje, ako dlho ich uchováva, z akého zdroja ich získal a či ich prenáša do 3. krajín. Prevádzkovateľ je povinný poskytnúť osobné údaje dotknutej osobe spôsobom podľa jej požiadavky.
2. Právo na opravu
Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu opravil nesprávne osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. So zreteľom na účely spracúvania má dotknutá osoba právo na doplnenie neúplných osobných údajov, a to aj prostredníctvom poskytnutia doplnkového vyhlásenia.
Prevádzkovateľ oznámi každému príjemcovi, ktorému boli osobné údaje poskytnuté, každú opravu, pokiaľ sa to neukáže ako nemožné alebo si to nevyžaduje neprimerané úsilie. Prevádzkovateľ o týchto príjemcoch informuje dotknutú osobu, ak to dotknutá osoba požaduje.
3. Právo na vymazanie (právo „na zabudnutie“)
Dotknutá osoba má právo na vymazanie osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, a prevádzkovateľ je povinný bez zbytočného odkladu vymazať osobné údaje, ak:
- osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali,
- dotknutá osoba odvolá súhlas, na základe ktorého sa spracúvanie vykonáva a ak neexistuje iný právny základ pre spracúvanie,
- dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu, ktoré sa uskutočňuje na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie,
- osobné údaje sa spracúvali nezákonne,
- osobné údaje musia byť vymazané, aby sa splnila zákonná povinnosť podľa práva Únie alebo práva členského štátu, ktorému prevádzkovateľ podlieha,
Právo na výmaz sa neuplatňuje, pokiaľ je spracúvanie potrebné:
- na uplatnenie práva na slobodu prejavu a na informácie,
- na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá si vyžaduje spracúvanie podľa práva EÚ alebo práva členského štátu, ktorému prevádzkovateľ podlieha, alebo na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi,
- z dôvodov verejného záujmu v oblasti verejného zdravia,
- na účely archivácie vo verejnom záujme, na účely vedeckého alebo historického výskumu či na štatistické účely,
- na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.
Prevádzkovateľ oznámi každému príjemcovi, ktorému boli osobné údaje poskytnuté, každé vymazanie osobných údajov, pokiaľ sa to neukáže ako nemožné alebo si to nevyžaduje neprimerané úsilie. Prevádzkovateľ o týchto príjemcoch informuje dotknutú osobu, ak to dotknutá osoba požaduje.
4. Právo na obmedzenie spracúvania
v prípadoch, ak:
- spracúvanie osobných údajov je nezákonné a dotknutá osoba žiada o obmedzenie spracúvania namiesto vymazania údajov,
- prevádzkovateľ už nepotrebuje osobné údaje, ale potrebuje ich dotknutá osoba na uplatnenie právneho nároku
- dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov, a to až do overenia, či oprávnené dôvody na strane prevádzkovateľa prevažujú nad jej oprávnenými dôvodmi.
Ak sa spracúvanie osobných údajov obmedzilo, môže prevádzkovateľ spracúvať tieto údaje len so súhlasom dotknutej osoby alebo za účelom uplatnenia právneho nároku, na ochranu osôb alebo z dôvodov verejného záujmu (netýka sa uchovávania osobných údajov).
Prevádzkovateľ je povinný informovať dotknutú osobu pred tým, ako bude obmedzenie spracúvania osobných údajov zrušené.
Prevádzkovateľ oznámi každému príjemcovi, ktorému boli osobné údaje poskytnuté, každé obmedzenie spracúvania, pokiaľ sa to neukáže ako nemožné alebo si to nevyžaduje neprimerané úsilie. Prevádzkovateľ o týchto príjemcoch informuje dotknutú osobu, ak to dotknutá osoba požaduje.
5. Právo na prenosnosť údajov
Dotknutá osoba má právo získať osobné údaje, ktoré sa jej týkajú a ktoré poskytla prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto osobné údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak sú údaje spracúvané na základe súhlasu alebo zmluvy, sú spracúvané automatizovanými prostriedkami a prenos je technicky možný.
6. Právo namietať
Dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa jej týka,
- ktoré je vykonávané na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa alebo tretej strany,
- ktorých spracúvanie je nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi.
vrátane namietania proti profilovaniu založenému na uvedených právnych základoch. Prevádzkovateľ nesmie ďalej spracúvať osobné údaje, pokiaľ nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutej osoby, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.
Toto právo sa neuplatní v prípadoch, keď je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné na plnenie úlohy z dôvodov verejného záujmu, na vedecký alebo štatistický účel alebo na účel historického výskumu.
7. právo podať návrh na začatie konania na Úrade na ochranu osobných údajov
Dotknutá osoba má právo na podanie návrhu v prípade:
- ak prevádzkovateľ nekoná na základe jeho žiadosti o uplatňovanie práv,
- ak má podozrenie na porušenie ochrany osobných údajov u prevádzkovateľa a pod.
Oznámenie porušenia ochrany osobných údajov dotknutej osobe
V prípade porušenia ochrany osobných údajov, ktoré pravdepodobne povedie k vysokému riziku pre práva a slobody fyzických osôb, prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu oznámi porušenie ochrany osobných údajov dotknutej osobe.
Oznámenie sa nevyžaduje, ak:
- prevádzkovateľ prijal primerané technické a organizačné ochranné opatrenia a tieto opatrenia uplatnil na osobné údaje, ktorých sa toto porušenie týka,
- prevádzkovateľ prijal následné opatrenia, ktorými sa zabezpečí, že vysoké riziko pre práva a slobody fyzických osôb pravdepodobne už nebude mať dôsledky,
- by to vyžadovalo neprimerané úsilie.
—————————————————————————————————————–
*osobitnými predpismi sú najmä:
-zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov
–zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov
–zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov
-zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov
-zákon č. 185/2015 Autorský zákon v znení neskorších predpisov
**osobitnými predpismi sú najmä:
– zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov
– zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
– zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov
– zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov
– zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov
– zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov
– zákon č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
– zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
– zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov
– zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov
-zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov
– zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práce a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
– zákon č. 314/2001 Z. z. o ochrane pred požiarmi v znení neskorších predpisov a ktorým sa menia a dopĺňajú niektoré zákony
– zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
– zákon č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti v znení neskorších predpisov
– zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
– čl. 6 bod 1 písm. b) a písm. c) Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady EÚ č. 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov)
***osobitnými predpismi sú najmä:
-zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente)
-zákon č. 351/2011 Z. z. o elektronických komunikáciách v znení neskorších predpisov
– zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
